La ECR, a través de la Unidad de Gestión Documental y Correspondencia, continúa consolidando procesos estratégicos que aseguran la adecuada administración de los documentos institucionales, tanto en formato físico como electrónico, durante todo su ciclo de vida. Esta unidad es la encargada de planear, coordinar, ejecutar y evaluar las actividades relacionadas con la producción, organización, conservación y difusión de los archivos institucionales, asegurando la transparencia y trazabilidad en la gestión de la información.
Uno de los pilares de la Unidad es la Ventanilla Única, la cual cumple funciones públicas de recepción, radicación, distribución y seguimiento de las comunicaciones oficiales que ingresan y salen de la institución. Este servicio, disponible en canales presenciales y virtuales, garantiza que los trámites y solicitudes lleguen de manera oportuna a sus destinatarios, optimizando la eficiencia en la gestión administrativa de la ECR.
El Sistema de Gestión Documental de la ECR está compuesto por diversos elementos interrelacionados que permiten preservar la memoria institucional y dar soporte a los procesos académicos y administrativos. Entre ellos se destacan el Plan Institucional de Archivos (PINAR), el Programa de Gestión Documental (PGD), el Sistema Integrado de Conservación (SIC) y el uso de instrumentos archivísticos como las Tablas de Retención Documental (TRD), el Cuadro de Clasificación Documental (CCD) y los Inventarios Documentales (ID). Asimismo, la implementación del Sistema de Gestión de Documento Electrónico de Archivo (SGDEA) permite gestionar con seguridad, autenticidad y trazabilidad los documentos electrónicos.
En línea con la normativa vigente, particularmente la Ley 594 de 2000 (Ley General de Archivos) y las directrices del Archivo General de la Nación, la Unidad de Gestión Documental y Correspondencia invita a la comunidad académica y administrativa a utilizar los canales oficiales de atención: gestioncorrespondencia@ecr.edu.co y gestion.documental@ecr.edu.co.
De esta manera, la ECR avanza en la modernización de sus procesos internos, asegurando que cada documento y comunicación institucional sea gestionado bajo los más altos estándares de confiabilidad, trazabilidad y acceso a la información.
